Tavoite
Tapiolan lämpö Oy päätti uusia yrityksen tietojärjestelmät, jolloin tehtiin päätös kiinteistötieto-, tuotannonohjaus-, isännöinti-, asiakaspalvelu-, taloushallinta- ja yleisvalvomojärjestelmien hankkimisesta.
"Tarkoituksenamme oli hankkia asiakasrajapinnan, toiminnan- ja tuotannonohjauksen kokonaisjärjestelmä, joka antaa edustavan ja toimivan asiakasrajapinnan sekä tehostaa ja optimoi ydinliiketoimintaa. Lisäksi järjestelmä on sisäverkossa ja julkisessa verkossa toimiva kokonaisjärjestelmä, jossa tiedot tallennetaan järjestelmän yhteiseen tietokantaan sekä mistä tiedot välittyvät ja päivittyvät reaaliaikaisesti muiden integroitujen järjestelmien tietokantoihin."
Toteutus
"Toteutimmet tavoitteemme hankkimalla InfoSpace järjestelmän, jossa yhteinen tietokanta on järjestelmän ydin. Tietokannassa on tallennettu Tapiolan lämpö Oy:n hoitamien ja isännöimien kiinteistöjen tiedot sopimusvaiheesta lähtien. Sopimuksesta toteutuvat kohteet tallennetaan järjestelmään, josta tiedot siirtyvät internetissä nähtäviksi käyttäjän ja sopimuskumppanin palveluihin, johon käyttäjät ja palvelukumppanit ovat yhteydessä internetin kautta. Kiinteistöjen tiedot siirtyvät järjestelmään sopimusten tekoon ja laskutukseen sekä sieltä kirjanpitoon."
Asiakaspalvelukeskus vastaanottaa asukkaiden ja käyttäjien palvelupyynnöt, josta palvelupyynnöt välitetään edelleen kiinteistönhoitajille ja palvelukumppaneille. Asukas ja käyttäjä saa välittömästi palautteen tekemäänsä palvelupyyntöön ja voi seurata palvelupyyntöjen edistymistä sekä historiatietoja.
"Kiinteistöjen hoidon ja isännöinnin kannalta tärkeät kiinteistöjen isännöintitiedot, tuotannonohjaus ja kuntoarviot sekä kulutuslukemat ovat myös järjestelmässä. Kulutuslukemat tallennetaan järjestelmään internetin kautta tai kännykällä tai etäluentana."
Ratkaisu ja edut
Tapiolan lämpö Oy on ottanut käyttöönsä InfoSpace järjestelmän kiinteistötieto-, tuotannonohjaus-, isännöinti-, asiakaspalvelu-, taloushallinta- ja yleisvalvomojärjestelmän, joilla hoidetaan kiinteistön koko elinkaari suunnittelusta ylläpitoon ja asiakaspalvelusta vuokravalvontaan sekä kirjanpitoon. Järjestelmään on integroitu kiinteistötieto-, tuotannonohjaus-, isännöinti-, asiakaspalvelu-, yleisvalvomo-, taloushallinta- ja toimistojärjestelmät. Järjestelmän sovelluksia käytetään yrityksen intra- ja extranetin työasemien lisäksi internetin välityksellä ja kannettavalla tietokoneella sekä kännykällä mobiili yhteyttä käyttäen. Järjestelmään on integroitu myös kiinteistöjen automaatio- ja kulutusmittausjärjestelmät. Järjestelmää käyttävät oman henkilökunnan lisäksi verkottuneet palveluntuottajat ja asukkaat sekä muut kiinteistöjen käyttäjät.