Tavoite
Avara (ent. YH Asunnot -konserni) aloitti uusien tietohallintojärjestelmien hankinnat, jolloin tehtiin päätös kiinteistötieto-, huoltokirja-, isännöinti- ja yleisvalvomojärjestelmien hankkimisesta. Myöhemmin päätettiin hankkia uusi taloushallintajärjestelmä, joka myös integroitiin muihin järjestelmiin.
"Tarkoituksenamme oli hankkia ydinliiketoimintamme tuottojen, kustannusten ja rahaliikenteen hallintaan valtakunnallinen kokonaisjärjestelmä, jossa tiedot tallennetaan järjestelmän yhteiseen tietokantaan sekä mistä tiedot välittyvät ja päivittyvät reaaliaikaisesti muiden integroitujen järjestelmien tietokantoihin."
Toteutus
"Nyt olemme toteuttaneet tavoitteemme hankkimalla InfoSpace järjestelmän, jossa yhteinen tietokanta ja kiinteistörekisterisovellus on kaikkien integroitujen järjestelmien ydin. Rekisterissä on Avaran omistamien kiinteistöjen tiedot jo hankevaiheesta lähtien, jolloin tietoja on mahdollista syöttää myös Internetin kautta. Hankerekisteristä toteutuvat kohteet siirretään kiinteistörekisteriin, josta tiedot siirtyvät internetissä nähtäviksi karttatietoineen asukasvalintajärjestelmään, jonne hakemuksen voi jättää myös suoraan internetin kautta. Asukasvalintaohjelmasta asutettujen henkilöiden tiedot siirtyvät kiinteistötietojärjestelmään sopimusten tekoon ja laskutukseen sekä sieltä kirjanpitoon."
"Kiinteistöjen hoidon kannalta tärkeät huoltokirjat ja kuntoarviot sekä kulutuslukemat ovat myös huoltokirjajärjestelmässä. Kulutuslukemat saadaan syötettyä huoltokirjajärjestelmään internetin kautta tai kännykällä tai etäluentana."
Ratkaisu ja edut
Avara on ottanut käyttöönsä InfoSpace järjestelmän kiinteistötieto-, huoltokirja-, isännöinti- ja yleisvalvomojärjestelmän, joilla hoidetaan kiinteistön koko elinkaari suunnittelusta ylläpitoon ja markkinointi asukasvalinnasta vuokravalvontaan. Järjestelmään on integroitu kiinteistötieto-, huoltokirja-, isännöinti-, yleisvalvomo-, taloushallinta- ja toimistojärjestelmät. Järjestelmän sovelluksia käytetään yrityksen intra- ja extranetin työasemien lisäksi internetin välityksellä ja kannettavalla tietokoneella sekä kännykällä mobiiliyhteyttä käyttäen. Järjestelmään on integroitu myös kiinteistöjen automaatio- ja kulutusmittausjärjestelmät. Järjestelmää käyttävät oman henkilökunnan lisäksi verkottuneet palveluntuottajat ja asukkaat sekä muut kiinteistöjen käyttäjät.